A Substituição Tributária (ST) no âmbito do ICMS costuma gerar muitas dúvidas para empresas de diferentes portes e segmentos. Afinal, por que em alguns produtos e operações existe um “substituto tributário” que recolhe o imposto antecipadamente? Quem é o responsável pelo pagamento? E se alguém falhar no recolhimento, quais são as consequências para quem adquiriu a mercadoria? Além disso, existe a possibilidade de recuperar valores pagos a maior? Se sim, como fazer isso de forma segura?

Este artigo pretende explicar de maneira simples como o ICMS ST funciona, quais suas premissas legais e o que você, empresário ou profissional da área, pode fazer para evitar problemas e, ao mesmo tempo, pagar apenas o valor justo do imposto devido.

1. O que é ICMS ST?

A Substituição Tributária é um regime em que a responsabilidade pelo recolhimento do ICMS é transferida de vários contribuintes para um único contribuinte (o “substituto”). Em outras palavras, ao invés de cada empresa da cadeia comercial recolher o ICMS sobre suas vendas, a legislação pode determinar que uma empresa em etapa anterior da cadeia (por exemplo, um fabricante ou importador) já calcule e pague antecipadamente o ICMS devido em operações posteriores, até o consumidor final.

Por que isso existe? Para simplificar a fiscalização e reduzir a sonegação, pois o Fisco concentra a cobrança em poucos pontos da cadeia de comercialização (os substitutos), ao invés de fiscalizar inúmeros estabelecimentos.

Amparo Legal

• Lei Complementar nº 87/1996 (Lei Kandir): Prevê as regras gerais do ICMS.
• Convênios e Protocolos ICMS (ex.: Convênio ICMS 52/93): Definem a lista de produtos sujeitos ao regime de ST, as margens de valor agregado (MVA) e outras questões específicas por região.

2. Quais as Premissas para Haver a ST?

Normalmente, as legislações estaduais (ou nacionais, via convênios) indicam quais produtos ou serviços devem ser submetidos ao ICMS ST. Entre os critérios mais comuns para instituir a ST, podemos destacar:

1. Produtos de ampla comercialização ou com alta rotatividade (combustíveis, bebidas, cigarros, autopeças, eletrodomésticos, etc.).
2. Dificuldade de fiscalização em todas as etapas de circulação do produto.
3. Margem de Valor Agregado (MVA) pré-definida, de forma que se consiga estimar a base de cálculo do imposto a ser recolhido.

Quando um produto está enquadrado nessas listas, o governo determina quem será o “responsável tributário”, isto é, quem deverá reter e recolher o ICMS em nome dos demais.

3. Quem é o Responsável pelo Pagamento no Regime ST?

A lei geralmente define que o fabricante, importador ou atacadista (dependendo do caso) será o substituto tributário. É essa empresa que:

1. Calcula o valor do ICMS de toda a cadeia subsequente (até o consumidor).
2. Recolhe esse valor antecipadamente aos cofres estaduais.
3. Emite a nota fiscal com o destaque do ICMS ST para as empresas compradoras posteriores.

Já a empresa compradora (chamada de “substituída”) não precisa recolher o ICMS nas saídas desses produtos (ou recolhe apenas complementarmente em alguns casos específicos), pois teoricamente ele já foi pago na fonte pelo substituto.

4. O que Acontece se o Substituto não Recolher o ICMS?

Imagine o cenário: você, varejista, compra produtos de um fornecedor que deveria recolher o ICMS ST, mas não paga esse imposto. Nesse caso, surge a dúvida: “Eu serei responsabilizado pelo débito?”

• Na maioria das vezes, a responsabilidade primária é do substituto tributário, pois a lei o designou para recolher.
• Contudo, alguns estados estabelecem que, se o substituto não recolher o imposto, o substituído (quem comprou) pode vir a ser cobrado. Isso ocorre em situações que a legislação local impõe “solidariedade” no recolhimento, obrigando todos os envolvidos a responderem pelo débito.
• Para evitar surpresas, é fundamental verificar a regularidade fiscal do seu fornecedor e exigir a nota fiscal corretamente preenchida, com destaque do ICMS ST (quando devido).

5. É Possível Recuperar este Imposto?

Sim, existem situações em que o ICMS ST pode ter sido recolhido a maior e, portanto, a empresa tem direito de pedir a restituição ou realizar compensação. Alguns exemplos:

1. Venda por um valor menor do que aquele que foi calculado na MVA (Margem de Valor Agregado). Se o preço efetivo de venda foi inferior ao estimado, pode ter havido pagamento além do devido.
2. Devolução de mercadoria: Se a operação foi desfeita e o ICMS ST já havia sido recolhido antecipadamente, cabe um procedimento de estorno ou compensação.
3. Excesso de Base de Cálculo: Quando o estado define uma MVA incorreta ou há erro no cálculo que gere pagamento maior.

A Lei Complementar nº 87/1996 (art. 10, inciso II) prevê a possibilidade de restituição do valor pago em casos de ST indevida ou recolhida a maior.

6. Qual a Forma Mais Viável de Fazer a Recuperação?

A forma de recuperação pode variar conforme a legislação de cada estado, mas geralmente há dois caminhos principais:

1. Compensação em Conta Gráfica (Escrituração): A empresa substituta ou substituída lança o crédito em seus livros fiscais (como a Escrituração Fiscal Digital – EFD ICMS/IPI), compensando-o com débitos futuros de ICMS.
2. Pedido de Ressarcimento (Processo Administrativo): A empresa formaliza um requerimento à Secretaria de Fazenda do Estado demonstrando que recolheu ICMS ST a maior. Se aprovado, o ressarcimento pode vir na forma de dinheiro (depósito) ou autorização para compensação.

Para saber qual o melhor procedimento, é preciso analisar cuidadosamente a legislação estadual e a documentação fiscal envolvida. Grande parte dos estados possui regras de restituição específicas e sistemas online para o controle desses créditos (por exemplo, SARE – Sistema de Apuração e Ressarcimento de Substituição Tributária).

7. Principais Referências Normativas

• Lei Complementar nº 87/1996 (Lei Kandir): Regras gerais do ICMS.
• Convênio ICMS 52/1993: Estabelece normas aplicáveis à Substituição Tributária em diversos produtos.
• Legislação Estadual: Cada estado possui seu Regulamento do ICMS (RICMS) e Decretos que disciplinam a ST e a forma de ressarcimento.

8. Conclusão

O ICMS ST é um regime que facilita a fiscalização, mas pode gerar confusões na hora de emitir notas fiscais, recolher o imposto e buscar eventuais restituições ou compensações quando há pagamento a maior. Se você atua no comércio ou indústria de produtos sujeitos à Substituição Tributária, é essencial entender quem deve pagar, como pagar, e como garantir que não haja bitributação ou valores perdidos ao longo do processo.

A IAW Contabiliza possui uma equipe especializada em analisar as operações, identificar se há valores pagos a maior e orientá-lo no processo de recuperação desses tributos de forma segura e embasada na legislação. Assim, você regulariza sua situação e ainda pode reaver recursos que fazem diferença no seu fluxo de caixa.

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